Szervezeti és Működési Szabályzat

ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK

  1. A Kecskeméti Református Egyházközség Könyvtára és Levéltárának (a továbbiakban: gyűjtemények) Szervezeti és Működési Szabályzata (a továbbiakban: szabályzat), és a mellékletéül szolgáló szakmai szabályzatok, illetve az alkalmazottak munkaköri leírásai a gyűjteények alapokmányai, mely meghatározzák adatait, felügyeletét, fenntartását, feladatait, szervezetét, működési rendjét, használatát, illetve az alkalmazottak feladatait és jogkörét.
  2. A szabályzat és a mellékletét képező egyéb belső szabályzatok betartása a gyűjtemények valamennyi közalkalmazottjára nézve kötelező érvényű.
  3. A szabályzat a fenntartó jóváhagyásának időpontjában lép hatályba, és határozatlan időre szól.
  4. A gyűjtemény működését szabályozó jogszabályok:
     
    • A 3/1975. (VIII.17.) KM-PM együttes rendelete a könyvtári állomány ellenőrzéséről (leltározásáról) és az állományból történő törlésről szóló szabályzat kiadásáról. 
    • 7/1985. (IV. 26.) MM rendelet a könyvtári anyagok bejelentéséről.
    • 2011. évi CXII. törvény a személyes adatok védelméről és a közérdekű adatok nyilvánosságáról.
    • 2/1993. (I. 30.) MKM rendelet az egyes kulturális közalkalmazotti munkakörök betöltéséhez szükséges képesítési és egyéb feltételekről.
    • 1995. évi LIXVII. törvény a köziratokról, a közlevéltárakról és a megánlevéltári anyag védelméről.
    • Az 1997. évi CXL. törvény a kulturális javak védelméről és a muzeális intézményekről, a nyilvános könyvtári ellátásról és a közművelődésről.
    • 60/1998. (III. 27.) Korm. rendelet a sajtótermékek kötelespéldányainak szolgáltatásáról és hasznosításáról.
    • 64/1999. (IV. 28.) Korm. rendelet a nyilvános könyvtárak jegyzékének vezetéséről.
    • 132/2011. (VII. 18.) Korm. rendelet a meuzeális intézmények látogatóit megillető kedvezményekről
    • 1/2000. (I. 14.) NKÖM rendelet a kulturális szakemberek szervezett képzési rendszeréről, követelményeiről és a képzés finanszírozásáról.
    • 2001. évi LXIV. törvény a kulturális örökség védelméről.
    • 6/2001. (I. 17.) Korm. rendelet a könyvtárhasználókat megillető egyes kedvezményekről.
    • 14/2001. (VII. 5.) NKÖM rendelet a könyvtári szakfelügyeletről.
    • 3/2002. (II. 15.)NKÖM rendelet a kulturális örökség védetté nyilvánításának részletes szabályai.
    • 4/2002. II. 15.) NKÖM rendelet a védett személyes adatot tartalmazó levéltári anyag másolatának adatvédelmi szerződés alapján történő továbbítása elleni tiltakozási jog gyakorlásáról.
    • 6/2002 (II. 27.) NKÖM rendelet a közlevéltárban folytatható kutatást engedélyező kuratórium működéséről.
    • 7/2002. (II. 27.) NKÖM rendelet a Levéltári Kollégiumról és a levéltári szakfelügyeletről.
    • 10/2002. (IV. 13.) NKÖM rendelet a közlevéltárak és nyilvános magánlevéltárak tevékenységeivel összefüggő szakmai követelményekről.
    • 27/2014. (IV. 18.) KIM rendelet a közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverekkel szemben támasztott követelményekről.
    • 73/2003. (V. 28.) Korm. rendelet az Országos Dokumentum-ellátási Rendszerről.
    • 22/2005. (VII.18.) NKÖM rendelet a muzeális könyvtári dokumentumok kezelésével és nyilvántartásával kapcsolatos szabályokról.
    • 335/2005 )XII. 29.) Korm. rendelet a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről.
    • Az Európai Unió Bizottságának 2006/585/EK ajánlása (2006. augusztus 24.) a kulturális anyagok digitalizálásáról és online hozzáférhetővé tételéről, valamint a digitális megőrzésről.
    • 2012. évi LXI. törvény a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény és az elmúlt rendszer titkosszolgálati tevékenységének feltárásáról és az Állambiztonsági Szolgálatok Történeti Levéltára létrehozásáról szóló 2003. évi III. törvény módosításáról.

AZ INTÉZMÉNY ALAPADATAI

A gyűjtemény neve

A gyűjtemény neve: Kecskeméti Református Egyházközség Könyvtára és Levéltára
A gyűjtemény korábbi neve: Kecskeméti Református Gimnázium Könyvtára, Kecskeméti Református Leánylíceum Könyvtára, Kecskeméti Református Leánygimnázium Könyvtára, Kecskeméti Református Reálgimnázium Könyvtára, Főiskolai Nagykönyvtár, Kecskemét (1831-1948), Kecskeméti Református Jogakadémia Könyvtára (1875-1948), Ráday Könyvtár Kecskeméti Fiókkönyvtára (1953-1959), Dunamelléki Református Egyházkerületi Levéltárának Kecskeméti Gyűjtőhelye (1953-1959), Kecskeméti Református Egyházközség Könyvtára (1948-1953, 1959-2012), Kecskeméti Református Egyházközség Levéltára (2010-2012)
Idegen nyelvű elnevezései: latinul: Bibliotheca et Archivum Ecclesiae Ketskemethiensis, németül: Bibliothek und Archiv der Kecskeméter Reformierten Kirchgemeinde, angolul: Library and Archives of Calvinst Church in Kecskemét

A gyűjtemények adatai

Címe: H-6000 Kecskemét, Szabadság tér 7.
Postacíme: H-6001 Kecskemét, Pf.129.
Telefonszáma: 0036-76-500-388
Telefax: 0036-76-500-388
Az Egyházközségi Könyvtár telephelye: H-6000 Kecskemét, Szabadság tér 7.
Telefonszáma: 0036-76-500-388 / könyvtár
Egyházközségi Levéltár telephelye: H-6000 Kecskemét, Kálvin tér 1. (Ókollégium II. emelet)
Telefonszáma: 0036-76-500-380/157. mell. /levéltár
Elektronikus elérhetősége: konyvtar@krek.hu, ref.leveltar@krek.hu
Honlapja: www.krekbib.hu

A könyvtár önálló nevet használó egységeinek adatai

Kecskeméti Református Általános Iskola Könyvtára
Címe: H-6000 Kecskemét, Szabadság tér 7.
Telefonszáma: 0036-76-500-380/141.mell.
Honlapja: www.crescit.hu/altalanosiskola/konyvtar/index.html

Kecskeméti Református Gimnázium Könyvtára
Címe: H-6000 Kecskemét, Szabadság tér 7.
Telefonszáma: 0036-76-500-380/118.mell.
Honlapja: www.crescit.hu/gimnazium/konyvtar/index.html

Kecskeméti Református Internátus Könyvtára
Címe: H-6000 Kecskemét, Hornyik J. körút 4.
Telefonszáma: 0036-76-501-810

A gyűjtemények alapítása

Az alapító okirat nem maradt fenn, ezért a Könyvtár létesítésének időpontjaként az első hivatalos könyvtári bejegyzés alapján az 1701 dátumot tekintjük. A Kecskeméti Református Kollégium minden könyvtári és levéltári egységének őse és jogelődje a Kecskeméti Református Egyházközség Könyvtára (továbbiakban Könyvtár). A Kecskeméti Református Kollégium Gimnáziumának 1991-ben való újraindulását követően, a Gimnáziumi Könyvtár a Könyvtár állományából kezdhette meg működését 1992-ben. A Kecskeméti Református Általános Iskola Könyvtára 1994/1995-ös tanévben kezdte meg működését szintén a Könyvtár állományából kialakítva. A Kecskeméti Református Diákotthon (Internátus) Könyvtára könyvajándék-, hagyaték segítségével 1992-ben indulhatott el.
Az egyházközség levéltára mindig is az egyházközségi könyvtár része volt, 2004-ben hely hiánya miatt külön helyiségbe, majd 2010 őszén külön épületbe költözött. 2013. január 1-től a gyüjtemények a fenntartó határozata értelmében egyesített néven működnek tovább.

A könyvtár pecsétjei

(Fejbélyegző) Kecskeméti Református Egyházközség / KÖNYVTÁRA ÉS LEVÉLTÁRA / 6000 Kecskemét, Szabadság tér 7. / Pf. 129. /  Tel.:76/500-388 / E-mail: konyvtar@krek.hu

(Félkör alakú bélyegző, középen a könyvtár logója (nyitott könyv, középen kehely, alul 1701 évszám), felette félkör alakban felirat: Kecskeméti Református Egyházközség Könyvtára

A tagkönyvtárak a Könyvtár pecsétje mellett minden esetben kötelesek intézményeik tulajdon bélyegzőjével is ellátni a tartós használatra bevételezett dokumentumokat.

A gyűjtemény működési területe

Dunamelléki Református Egyházkerület

 

FENNTARTÓ, JOGI HÁTTÉR, SZERVEZETI FELÉPÍTÉS, SZAKFELÜGYELET

A gyűjtemény alapítója és fenntartója: Kecskeméti Református Egyházközség Presbitériuma.

A fenntartó:

  • Meghatározza a Könyvtár feladatait és használati szabályzatát.
  • Jóváhagyja a szervezeti és működési szabályzatát. Törvényességi felügyeletet gyakorol.
  • Biztosítja a feladatok ellátásához szükséges személyi és tárgyi feltételeket.
  • Jóváhagyja a Könyvtár fejlesztésére vonatkozó terve(ke)t.
  • Biztosítja a Könyvtár szakmai önállóságát.
  • Ellátja a Könyvtár fenntartásával, irányításával kapcsolatos más jogszabályokban meghatározott feladatokat.


A Könyvtár legfontosabb zavartalan működési feltételei a következők:

  • A dokumentumbázis vétel útján történő gyarapítását szolgáló-, az évenkénti fejlesztéshez szükséges beszerzési összeg.
  • Az állomány gyarapításával, annak összehangolásával, feltárásával, használatbavételével kapcsolatos teendőket elvégző, és könyvtári tájékoztatást nyújtó, szakmailag képzett megfelelő létszámú személyzet. Megfelelő létszámon a mindenkori állapot (szolgáltatások száma és milyensége, gyarapodás mértéke stb.) értendő. Lásd 1997. CXL tv.-t követő jogszabályok.
  • A működéshez szükséges korszerű felszerelések, számítógépek és egyéb szakmai eszközök.
  • A rendeltetésszerű működéshez szükséges megfelelő elhelyezés.
  • A gyűjtemények dolgozóinak képzését, továbbképzését, tapasztalatcseréken való részvétel esetében a fenntartó biztosítja. Szakképesítést nyújtó tanfolyamokon való részvétel esetén esetenként dönti el a hivataligazgató lelkész a hozzájárulás mértékét.

A gyűjtemények jogállása

A Kecskeméti Református Egyházközség Könyvtára és Levéltára nem önálló jogi személy, a munkáltatói jogokat a fenntartó Kecskeméti Református Egyházközség jogi képviselője, a hivataligazgató gyakorolja. A vonatkozó (alább felsorolt) polgári jogszabályok értelmében a gyűjtemények szakmailag önálló intézmény, melynek jogi besorolása nyilvános könyvtár, nyilvános magánlevéltár. A gyűjtemények közvetlen felügyeletét a fenntartó képviseletében a hivataligazgató látja el. A gyűjtemények munkáját a gyűjteményi bizottság ellenőrizheti és segítheti, amely a fenntartó Presbitérium javaslattevő testülete. A Kecskeméti Református Egyházközség szervezeti felépítését.

A gyűjtemény jellege, helye a hálózati rendszerben

A gyűjtemények tagkönyvtárai és letéti könyvtára által beletartoznak a Kecskeméti Református Kollégium szervezetébe is. A gyűjtemények a kollégium oktató-, nevelő-, tudományos, valamint tanulmányi munkáját segítő önálló szervezeti egység, mely központi könyvtárból, iskolai könyvtárakból (Általános Iskola Könyvtára és Gimnázium Könyvtára), letéti könyvtárból (Internátus Könyvtára) áll.
A gyűjtemények a Kecskeméti Református Kollégiumon belül működő iskolai könyvtárak hálózati központja. Hálózati feladatait a tagkönyvtárak és a letéti könyvtár működéséért is felelős igazgatókkal való egyetértésben tölti be.
A gyűjtemények és tagkönyvtárai a Szikla 21 integrált könyvtári rendszert alkalmazva tárják fel állományukat és működnek a könyvtári elektronikus információs rendszerben.
A gyűjtemények nyilvános,- könyvtár és magánlevéltár, egyházi gyűjtemények, ezáltal a Magyarországi Református Egyház és a Dunamelléki Református Egyházkerületének közgyűjteményei közé is beletarozik.
A gyűjtemény tagja az Egyházi Könyvtárak Egyesületének és az egyesülés UNITAS nevet viselő közös katalógusának és információs portáljának, a Szikla21 integrált redszer közös katalógusának a SZIKLA-Szinkronizált Központi Lelőhely Adatbázisnak, valamint a MOKKA-R-nek, a Magyar Országos Közös Katalógus -Régi Nyomtatványok Tagozatának.

 A gyűjteények szakfelügyelete

A szakfelügyeletét a Nemzeti Erőforrás Minisztérium Közgyűjteményi Osztálya által megbízott könyvtári szakfelügyelő látja el.

A gyűjtemények vezetőjének kinevezési rendje

A gyűjtemények vezetői teendőit a könyvtárvezető látja el. A könyvtárvezetőt a hivataligazgató javaslatára a fenntartó jóváhagyásával az elnöklelkész alkalmazza.

 

A GYŰJTEMÉNY ALAPFELADATAI

Funkció

Értékmegőrzés; információk szolgáltatása, a kutatás, a tudományos munka segítése; szakkönyvtári feladatok ellátása; szociális funkció; szórakoztatási funkció; kulturális funkció.

Az alaptevékenység keretében elvégzendő feladatok

A gyűjtemények tevékenységi köre szakágazati besorolás szerint:

  • 910121 Könyvtári állomány gyarapítása, nyilvántartása
  • 910122 Könyvtári állomány feltárása, megőrzése, védelme
  • 910123 Könyvtári szolgáltatások
  • 910203 Múzeumi kiállítási tevékenység
  • 910130 Levéltári tevékenység
  • 910131 A levéltári állomány gyarapítása, kezelése és védelme
  • 910132 Levéltári szolgáltatás, tudományos, publikációs és információközvetítői tevékenység. A Levéltár a hatályos jogszabályok alapján a levéltári anyagot átveszi, kezeli és megőrzi, azt kutatásra alkalmassá teszi. Tudományos kutatást végez, a kutatás eredményeit közzéteszi, a szervek iratkezelési rendjét, selejtezését szakmailag ellenőrzi, ellenőrzést gyakolol a védett levéltári anyag felett, segíti a közművelődési tevékenységet. Ellátja a kárpótlási és a csődtörvény alapján ráháruló kötelezettségeket.
  • 581100 Könyvkiadás
  • 581400 Folyóirat, időszaki kiadvány kiadása
  • 821000 Adminisztratív, kiegészítő szolgáltatás
  • A gyűjteények elsődleges feladata, hogy a Bács-Kiskunsági Református Egyházmegye lelkészeinek, gyülekezeti munkásainak, hitoktatóinak és szociális munkásainak tudományos, szakmai munkáját és lelki épülését elősegítse. Kiemelt feladata, hogy a Kecskeméti Református Egyházközség és imtézményeinek levéltári dokumentumait, valamint a Dunamelléki Református Egyházkerület egyházmegyéinek letétként átadott leváltári iratanyagának feltárását elősegítse és megőrzésüket biztosítsa.

Feladatai közé tartozik, hogy elősegítse a Kecskeméti Református Kollégium oktató-, képző-, továbbképző-, kutató és gyakorlati munkáját. Feladatainak megvalósítása érdekében rendszeres és intézményes tájékoztatást kap a kollégium tantervi és továbbképzési programjáról, kutatási, fejlesztési terveiről, valamint minden olyan egyéb tevékenységről, amelynek hatása van a könyvtári munkára. Nyilvános könyvtárként és nyilvános magánlevéltárként közgyűjteményi feladatokat lát el.

Gyarapítás, nyilvántartás, megőrzés:

  • Gyűjti, kiegészíti, megőrzi és nyilvántartja a több évszázad alatt összegyűlt értékes könyv-, kézirat-, folyóirat-, térkép-, kotta-, érem és levéltári iratállományt.
  • Tervszerűen és folyamatosan bővíti állományát a gyűjtőköri szabályzatnak megfelelően.
  • Folyamatosan gyűjti a Magyarországi Református Egyház hivatalos kiadásában megjelenő műveket, valamit a Magyar Református Egyházra, a Bács-Kiskunsági Református Egyházmegyére, a Kecskeméti Református Kollégiumra, valamint a város történetére vonatkozó irodalmat.
  • A dokumentumokat nyilvántartásba veszi, formai és tartalmi feltárását elkészíti.
  • A fölöslegessé vált, elhasználódott dokumentumokat törli állományából.
  • Folyamatosan fejleszti a számítógépes nyilvántartását, amennyiben szükséges korrigálja a hagyományos tájékoztató apparátusokat (szerzői és szakkatalógusokat is).
  • Folyamatosan gyarapítja és nyilvántartja a Könyvtár folyóiratait.

Olvasószolgálat, kölcsönzés:

  • Helybenhasználat, kölcsönzés és egyéb szolgáltatások útján az olvasók rendelkezésére bocsátja állományát.
  • Másolatszolgáltatást, digitalizálást (szkennelés, fotózás), tájékoztatást és irodalomkutatást készít.
  • Helyismereti, közéleti, közhasznú információkat nyújt.
  • Szóban, írásban és az elektronikus információhordozók segítségével szakirodalmi tájékoztató szolgálatot tart, és közvetíti más könyvtárak, levéltárak, tájékoztatási intézmények szolgáltatásait.
  • A könyvtárban újonnan beérkező, friss dokumentumokat az olvasók számára elérhetően helyezi el.
  • A Könyvtár honlapján bemutatja a különgyűjteményekben található értékes és ritka dokumentumokat, valamint a katalógusban feldolgozásra nem kerülő példányokat.
  • Közreműködik a kollégium diákjainak könyvtárhasználati ismereteinek gyarapításában, az irodalom- kutatási és feldolgozási módszerek megismertetésében.
  • A korszerű tájékoztatási szükségleteknek megfelelően fejleszti a könyvtári berendezéseket, felszereléseket.

Kutatás:

  • A gyűjtemény különgyűjteményeire, muzeális és védett valamint levéltári dokumentumaira vonatkozó kutatási szabályzatát jelen szebályzat 3. számú melléklete tartalmazza.
  • Ellátja a kötelespéldányokkal kapcsolatos feladatokat.

Részt vesz az országos dokumentumellátás rendszerében. Együttműködik más gyűjteményekkel, ennek keretében kölcsönösségi alapon szolgáltatásokat vesz igénybe, illetve nyújt más gyűjtemények számára, elsősorban interneten keresztül, valamint könyvtárközi kölcsönzés útján. Kiadványok szerkesztése, készítése. Folyamatosan fejleszti, karbantartja a Könyvtár honlapját. Vezeti a könyvtári statisztika adatait, összesíti, kérésre szolgáltatja azokat. Jelentést, beszámolót készít a gyűjtemény éves munkájáról. Figyelemmel kíséri az aktuális pályázati kiírásokat és lehetőség szerint megpályázza azokat. A gyűjteménybe érkező hivatalos leveleket, szabályzatokat, feljegyzéséket iktatja. Értékes és ritka állományát folyamatosan gondozza, állagmegóvásukról, restaurálásukról gondoskodik.

Kiegészítő tevékenység keretében elvégzendő feladatok

Nyilvántartja, gondozza az Egyházközség tulajdonába tartozó különgyűjteményeket: klenódiumokat és úrasztali terítőket, Dr. Szíj Resző és Kovács Rózsa művészeti gyűjtemény, Irányi Béla néprajzgyűjtemény és a numizmatikai gyűjteményt. Szerkesztői feladatokat lát el negyedévenként a Kecskeméti Református Egyházközség gyülekezeti lapjánál az Új Szőlőskertnél. Grafikai, tervezői feladatokat lát el a Bács-Kiskunsági Református Egyházmegye lapjánál az Emmausnál. Grafikai, kiadványszerkesztési (ismertetők, szórólapok, logók, plakátok, meghívók) munkák készítése a kollégium intézményei számára. Közösségi foglalkozások (irodalmi rendezvények, könyvbemutatók, iskolai foglalkozások, tanfolyamok) szervezése és tartása.

Egyéb feladatok

A fenntartó kérésére, vagy a Kollégium intézményei számára, évfordulóhoz és egyéb alkalmakhoz kötődően a könyvtár kiállításokat rendez. Kapcsolatot tart fent a megyében/egyházmegyében működő oktatási, művelődési intézményekkel, közgyűjteményekkel, szakmai országos szervezetekkel. Kapcsolatot tart az EKE-vel, a MELTE-vel és a MOKKA-R tagozattal és részt vesz annak éves közgyűlésén. Részt vesz a könyvtárszakos hallgatók gyakorlati képzésében.

A gyűjtemények gyűjtőköre

A gyűjtemény gyűjtőköri szabályzatát a jelen szabályzat l. számú melléklete tartalmazza.

A gyűjtemény állományának nyilvántartása

A gyűjtemény köteles állományát minden szempontból megbízhatóan nyilvántartani. Az állomány nyilvántartása a mindenkori nyilvántartási kötelezettségeknek megfelelően a könyvtári dokumentumok egyedi és/vagy összesített nyilvántartásba a levéltári dokumentumok a levéltári leltárkönyvbe, a gyarapodási naplóba és az adattárba kerülnek bevételezésre.

A könyvtári állomány feltáró eszközei

A gyűjtemény a teljes állományát tartalmi és formai vonatkozásban feldolgozva tárja az olvasók elé. Az 1999-ben és azelőtt megjelent könyvtári dokumentumok esetében cédulakatalógus, amely teljes képet ad a könyvtári állomány e részéről. A könyvtár különkatalógust épített az egyes dokumentumtípusaiból, különgyűjteményének anyagából. Folyamatos retrospektív tartalmi és formai feltárás eszköze minden könyvtárszakmai vonatkozásban a könyvtár integrált számítógépes programja. Ezeket a katalógusokat a gyűjtemény folyamatosan karban tartja, az állományból kivont dokumentumok adatait e nyilvántartásokból törli.
Az 1999-től megjelent dokumentumok esetében a tartalmi és formai feltárás eszköze minden könyvtárszakmai vonatkozásban a Könyvtár integrált számítógépes programja. Levéltári dokumentumok esetében a fondjegyzék és az elektronikus katalógus szolgál a tartalmi és formai feltárás eszközéül.

A gyűjtemény használatának szabályozása

A gyűjtemény használati szabályzatát a jelen szabályzat 2. számú melléklete tartalmazza.

A gyűjtemények védelme

A gyűjtemény köteles állományát megfelelő raktári rendben tárolni, s megőrzéséről, restaurálásáról, köttetéséről megfelelően gondoskodni. A gyűjtemény Különgyűjteményeinek, muzeális és védett, valamint levéltári dokumentumainak kutatási szabályzatát a jelen szabályzat 3. számú melléklete tartalmazza.

A GYŰJTEMÉNYEK SZERVEZETI EGYSÉGEI ÉS FELADATAI

Könyvtárvezető

A gyűjtemények munkáját könyvtárvezető irányítja, akit a fenntartó javaslatára a hivataligazgató alkalmaz.
A könyvtárvezető jogköre és feladatai: az érvényes jogszabályok, rendelkezések alapján irányítja és ellenőrzi a gyűjtemények egész működését. Végrehajtja a gyűjtemények feladatkörébe utalt, – az éves, és távlati munkatervekben rögzített feladatokat. Kidolgozza és szükség szerint módosítja, három évenként felülvizsgálja a gyűjtemények szervezeti és működési szabályzatát, a fenntartónál kezdeményezi annak elfogadását. Elkészíti a gyűjtemény éves munkatervét és fejlesztési terveit, beszámolóit, jelentéseit. Biztosítja az érvényes jogszabályok szerint a gyűjtemények gazdálkodásának rendjét, a gyűjteményi vagyon megőrzését, a gyűjtemények rendelkezésére bocsátott pénzügyi keretek rendeltetésszerű felhasználását. Korszerű könyvtárvezetési elvek figyelembevételével kialakítja a gyűjtemények belső munkarendjét. Elkészíti a gyűjtemények dolgozóinak munkaköri leírását. Felel a gyűjteményi feladatok ellátásáért, a munkafegyelem betartásáért. Javaslatot tesz a gyűjtemények dolgozóinak személyi kérdéseiben, illetve ilyen jellegű kérdésekben véleményt nyilvánít. Figyeli az aktuális pályázatokat és a gyűjtemények fejlesztését szem előtt tartva részt vesz azok előkészítésében, sikeres elnyerésükben. Minden szervezeti egységgel szoros kapcsolatot tart. Képviseli a gyűjteményt a különböző szakmai fórumokon, és részt vesz azok közös munkájában. Kezdeményezi a gyűjtemények dolgozóinak szakmai továbbképzését. Gyűjteményi ügyekben ellátja annak képviseletét. A gyűjteményi munka baleset- és tűzvédelmi megszervezéséről, az idevonatkozó jogszabályok betartásáról gondoskodik. Koordinálja a gyűjtemények értékes és védett dokumentumainak restaurálási és állagmegóvási munkáit. Végzi a gyűjtemények dokumentumgyűjteményének gyarapítását, az egyes állományok, szakok tartalmának változásának fényében. Folyamatosan figyelemmel kíséri a könyvpiaci kínálatot. Elvégzett munkájáról, a gyűjtemények ügyeiről felettesének, a hivataligazgatónak számol be. A gyűjtemények minden dolgozója az igazgató közvetlen irányításával végzi feladatát. A könyvtárvezetőt szükség esetén a nyilvántartó könyvtáros illetve az általa megbízott személy helyettesítheti.

Könyvtárosok 

Az intézmény mindenkori személyi létszámától függően egy dolgozó több munkaköri feladatot is ellát. A könyvtárosokat a saját feladatkörén túl a könyvtárvezető más feladatok elvégzésére is utasíthatja.

Folyóirattáros: gyarapítja, és naprakészen nyilvántartja az időszaki kiadványokat, oly módon, hogy azok bármikor visszakereshetők legyenek. Kapcsolatot tart fent a kiadókkal, hírlapforgalmazókkal, pontosan vezeti a megrendeléseket, nyilvántartásokat. Gondosan ellenőrzi az éves költségvetésben meghatározott keret felhasználását. Számítógépen feldolgozza az időszaki kiadványokat, a folyóiratok feldolgozásáért teljes egészében felel. A honlapon is rögzíti és gondozza a folyóiratok nyilvántartását. Részt vesz a statisztika pontos vezetésében és elkészítésében. Elvégzi a kötelespéldány gyűjtésből a könyvtárra háruló feladatokat.

Feldolgozó, nyilvántartó könyvtáros: a könyvtár állománygyarapításában részt vesz. Javaslattal él a Könyvtár gyűjtőköréhez tartozó dokumentumok beszerzéséről. Nyomon követi a megrendeléseket. Feldolgozó munka részeként feladata a beérkezett dokumentumok feldolgozása, állományba vétele, bibliográfiai leírása, szakozása, vonalkóddal történő ellátása. Ebbe bele tartozik a tagkönyvtárak állományának feldolgozása is. Folyamatosan kivonja az állományból az elhasználódott, a tartalmilag elavult és fölösleges dokumentumokat. Törli azokat a leltárkönyvi nyilvántartásokból. Előkészíti és lebonyolítja az időszaki vagy soron kívüli állományellenőrzést és elvégzi annak adminisztratív teendőit. Szabályszerűen vezeti a hivatalos könyvtári dokumentumokat (leltárkönyvek, katalógusok, számítógépes adatbázisok). Feladata a könyvtári állományok folyamatos számítógépre vitele. Segít a Könyvtár hivatalos dokumentumainak elkészítésében, aktualizálásában. Feladata az iktatás, postázás és leírói feladatok elvégzése, valamint az irattározás és az irattár gondozása. A könyvtárvezető akadályoztatása esetén a számlákat elkészíti a Tandofer rendszerben. Gondoskodik az állomány jogi és fizikai védelméről, a raktári rend megtartásáról. Folyamatosan együttműködik az intézmény rendszergazdájával a zavartalan könyvtári adatbázisrendszer működtetése céljából. A könyvtári adatbázisrendszert működtető Szikla 21 integrált könyvtári rendszer munkatársaival kapcsolatot tart fenn. A változásokat, módosulásokat figyelemmel kíséri.

Informatikus könyvtáros: folyamatosan együttműködik az intézmény rendszergazdájával a zavartalan könyvtári adatbázisrendszer működtetése céljából. A könyvtári adatbázis rendszert működtető Szikla21 integrált könyvtári rendszer munkatársaival kapcsolatot tart fenn. A változásokat, módosulásokat figyelemmel kíséri. Az eMagyarország helyettes kapcsolattartójaként felügyeli a zavartalan működtetést. Segíti a használókat a tájékozódásban, valamint a kötelező statisztikai, monitoring beszámolókat, jelentéseket elkészíti az üzemeltető részére. Figyelemmel kíséri és lebonyolítja a közös könyvtári katalógusokba, adatbázisokba (MOKKA-R, UNITAS Katalógus) küldött adatok továbbítását, érkeztetését, megjelenítését. Kapcsolattartóként működik közre az adatok eljuttatásában. Végzi és pontosan vezeti a könyvtárközi kölcsönzéssel járó feladatokat.
Nyilvántartja és ügyeli a könyvtárközi kölcsönzéseket. Elkészíti a napi és éves statisztikát. Szabályszerűen vezeti a hivatalos könyvtári dokumentumokat (katalógusok, számítógépes adatbázisok). Grafikai ismereteivel segíti a Könyvtár honlapjának kialakítását, majd végzi a frissítéssel, aktualizálással járó feladatokat. Digitalizálási feladatokat lát el. Segítséget nyújt a számítógépes tanfolyamok lebonyolításában.
Közreműködik a kiállítások, meghívók, kiadványok tervezésében és kivitelezésében.

Kölcsönző-, olvasószolgálatos könyvtáros: közös munkakör a folyóirattáros, rögzítő, feldolgozó és informatikus könyvtáros számára. Feladata az olvasói nyilvántartások vezetése, a könyvtári dokumentumok kölcsönzésének, visszavételének intézése, az ebből következő feladatok (beiratkozás, felszólítás, perlés stb.) elvégzése. A mindenkori igényeknek megfelelően kölcsönző-tájékoztató munkát végez. Lehetővé teszi az állomány egyéni és csoportos használatát, végzi a dokumentumok kölcsönzését. Segítséget ad az információk közötti eligazodásban, az információk kezelésében, az ehhez szükséges ismeret elsajátításában. Tájékoztatást ad a könyvtári szolgáltatásokról. Figyelemmel kíséri a kikölcsönzött dokumentumok visszahozatali határidejét. Felelős a könyvtári dokumentumok elhelyezésének rendjéért a kölcsönzői terekben és a raktárban. Gondoskodik az állomány jogi és fizikai védelméről, a raktári rend megtartásáról. eMagyarország tanácsadói tevékenységet végez. A tagkönyvtárakkal szoros kapcsolatot tart, a helyettesítéssel járó feladatokat ellátja. Közreműködik a kiállítások elkészítésében, rendezvények lebonyolításában. Igény esetén könyvtárbemutató órát, tárlatvezetést végez.

Levéltáros: gondoskodik az állomány jogi és fizikai védelméről, a raktári rend megtartásáról. Közvetlen felelősséggel tartozik a rá bízott iratokért, számítógépen tárolt adatállományokért és a meghatározott munkatevékenység maradéktalan elvégzéséért. Beszerzi vagy befogadja az állandó őrzést igénylő, valamint történeti értékű iratokat és elektronikusan tárolt adatokat. Biztosítja a  kutatási, közjogi és magaánjogi hozzáférést a tárolt anyagokhoz. Beszerzi a történeti iratokat a területi (egyházközség, egyházmegye) illetékességi körben. Átveszi a levéltár illetékességi körébe tartozó gyülekezetektől az archiválásra kész iratokat. Kezeli, rendezi és nyilvántartja a már meglévő iratállományt, illetve az újonnan beérkező iratokat. Gondoskodik az adminisztrációs feladatok ellátásáról, különösen a beérkező ügyiratok átvételéről, nyilvántartásáról. Feladata az átnézett, rendszerezett levéltári állományok folyamatos számítógépre vitele. Gyarapítja az állományt ajándékozásból, vételból és cseréből származó anyagokkal. Szervezi az iratok rendezését, selejtezési javaslatát a könyvtárvezető bevonásával, jóváhagyásával végzi. Felelős a kutatószolgálat folyamatos működéséért, a kuratóterem rendjéért, a levéltári kutatásra érvényes jogszabályokban, a Kutatási Szabályzatban foglaltak betartásáért, az iratkölcsönzések bonyolításáért. Vezeti a kutatással és iratkölcsönzéssel kapcsolatos nyilvántartásokat, adminisztrációt (beleértve a kutatási naplót, a köncsönzési naplót, a letéti naplót és az átmeneti naplót). A hatályos jogszaályoknak és a levéltár hatályos reprográfiai díjszabásának megfelelően elvégzi a kutatók által igényelt fotózást, szkennelést és fénymásolási munkákat. Figyelemmel kíséri a kutatott iratanyag állapotát, veszélyeztetettségét. Írásbeli javaslatokat, jelentéseket készít a tagintézményi munkatervek és beszámolók kidolgozásához. Felvilágosítást ad az iratokról és a hozzáférés szabályairól, lehetőségeiről. Tudományos közleményeket készít. Folyamatosan építi a raktári rendet és ügyel annak fenntartására. Segítséget ad az információk közötti eligazodásban, az információk kezelésében, az ehhez szükséges ismeretek elsajátításában.
Tájékoztatást ad a levéltári szolgáltatásokról. Kozreműködik a soros vagy rendkívüli állományellenőrzésen. Felelős a levéltár rendjéért és tisztaságáért. Közreműködik a kiállítások elkészítésében, rendezvények lebonyolításában. Részt vesz a szakmai értekezleteken és továbbképzéseken. A levéltáros anyagilag és fegyelmileg felel a gyűjtemény tervszerű, folyamatos gyarapításáért, a rendelkezésre álló anyagi eszközök felhasználásáért, a nyilvántartások pontos, naprakész vezetéséért.

Tagkönyvtári feladatok, a gyűjtemény kötelessége és feladata a tagkönyvtárakban

Tagkönyvtárak: Kecskeméti Református Gimnázium könyvtára, Kecskeméti Református Általános Iskola könyvtára, Kecskeméti Református Internátus könyvtára
Az egyes tagkönyvtárak szakmai és módszertani szempontból a gyűjteményekhez tartoznak. A gyűjtemények, mint hálózati központ biztosítja az állomány egységes feldolgozását, nyilvántartását és a tagkönyvtárak speciális szakirodalmi igényeinek kielégítését. A tagkönyvtárak rendeltetésszerű működéséért az iskolák igazgatója és Internátus igazgatója mellett a Könyvtár vezetője is felelős. Az iskolai könyvtáros személyére, valamint a megbízott könyvtárosok személyére vonatkozóan a Könyvtár vezetője javaslattal élhet. Az iskolai, internátusi tagkönyvtárak könyvtárosai együttesen felelnek a gondjaikra bízott könyvtári anyag megőrzéséért, a könyvtárhasználati szabályok betartásáért. A iskolai tagkönyvtárakban részmunkaidős könyvtáros-tanár (általános iskola), illetve félállású pedagógus (gimnázium) látja el a könyvtári feladatokat. Az internátus könyvtárában két megbízott nevelő végzi a könyvtári feladatokat.

A gyűjtemények feladatai a két iskolai tagkönyvtárban: dokumentumok megrendelése és a vásárlás lebonyolítása.
Tartós használatra szánt dokumentumok állományba vétele, valamint számítógépes feldolgozása. Folyóirat nyilvántartás. Alkalmankénti szakszerű helyettesítés. Esedékes leltározás ellenőrzése. A tagkönyvtárak szakmai működésének, fejlődésének figyelemmel kísérése. A tagkönyvtárak működésében esetlegesen felmerülő problémáknál a fenntartó részére beszámolási kötelezettséggel bír.

A gyűjtemény feladatai az Internátus könyvtárában: javaslatot tesz és segítséget nyújt a beszerzendő dokumentumok megvásárlásával kapcsolatban. A költségvetés elkészítése, valamint annak célszerű felhasználásának az ellenőrzése. Az elavult, feleslegessé váló, vagy fizikailag használhatatlanná vált dokumentumokat, vagy az olvasók által elvesztett könyveket évente állományából kivonja, az ezzel kapcsolatos nyilvántartást elvégzi. A könyvtárállomány leltározását megfelelő időben és módon, az állomány nagyságához igazodva végzi. Az internátusi könyvtár szakmai működésének, fejlődésének figyelemmel kísérése. Az internátusi könyvtár működésével kapcsolatban beszámolási kötelezettséggel bír a fenntartó felé. A gyűjtemény dolgozóinak Munkaköri leírását a jelen szabályzat 4. számú melléklete tartalmazza.

A tagkönyvtárakban dolgozó könyvtárosok feladatait, kötelességeit a tagkönyvtárak saját szervezeti és működési szabályzata tartalmazza, valamint a könyvtárosok munkaköri leírása.

 

MUNKAREND ÉS A DOLGOZÓK FELELŐSSÉGE

A gyűjtemények életében meghatározó jelentőségű és elsődleges fontosságú a szolgáltatásainak folyamatos biztosítása. Ehhez elengedhetetlen, hogy a nyitva tartás idejében megfelelő számú és képzettségű személyzet álljon az olvasók rendelkezésére. A kinevezési okiratban (munkaszerződésben) megjelölt feladatkörén belül a dolgozó munkáját a könyvtárvezető állapítja meg a szabályzat szempontjainak figyelembevételével. A gyűjtemények minden dolgozója köteles saját munkakörének korszerű elméleti és gyakorlati tudnivalóit elsajátítani, általános- és szakmai műveltségét állandóan fejleszteni.
A keddtől csütörtökig 8-18 óra közötti nyitva tartás érdekében változó munkarendben dolgoznak a könyvtárosok. Pénteken a lelkészi-, gazdasági hivatal munkarendjéhez igazodva a Könyvtár nyitva tartása is 8-15.30-ig tart. A munkarendet a könyvtárvezető alakítja ki, és ő gondoskodik a helyettesítésekről is. A hét elején tartott munkaértekezleten megbeszélés alapján történik a munkarend beosztása. A szombati ügyeleti rend beosztása is ekkor történik. A szombati munkanapért a könyvtárosok szabadnapot kapnak. Az egyedi munkaidő beosztás szerint naponta 7.30-16.00; 8.30-17.00 és 9.30-18.00 óra között végeznek munkát a beosztottak. Közben 30 perc ebédidő vehető igénybe. Egyes munkakörökben a könyvtárvezető eltérő munkarendet rendelhet el: munkaszervezési okból, a dolgozó tanulása érdekében, a dolgozó családi problémájának megoldása érdekében. A könyvtárvezető kötetlen munkarendben dolgozik.
A gyűjtemények dolgozói kötelesek a gyűjtemény minden vagyontárgyának megőrzésére figyelmet fordítani. Idegenek a gyűjtemények helyiségeiben felügyelet nélkül nem tartózkodhatnak, a raktárba könyvtárvezetői engedéllyel vagy az olvasószolgálatos könyvtáros kíséretében léphetnek csak be. Az irodagépeket és sokszorosító berendezést, számítógépeket, egyéb technikai eszközöket a munka befejezése után gondosan el kell zárni. A raktárat minden esetben áramtalanítani kell. A dolgozók kötelesek az állományi anyag kezelésében a legnagyobb gondossággal eljárni, a rendelkezésükre bocsátott munkaeszközöket gondosan kezelni, a takarékosság szempontjait minden vonatkozásban szem előtt tartani. A gyűjtemények állományát, vagyontárgyait ért vagy azt fenyegető minden károsodástól, amelyről közvetlenül vagy közvetve tudomást szereztek, a könyvtárvezetőnek haladéktalanul jelentenie kell.

A GYŰJTEMÉNYEK GAZDÁLKODÁSA

A Kecskeméti Református Egyházközség Szervezeti és Működési Szabályzata az egyházi törvényeket is magában foglalja, így a gyűjtemények gazdálkodásában a kettő együtthatása érvényesül. A fentiek értelmében a Kecskeméti Református Egyházközség Presbitériuma, mint fenntartó éves költségvetési keretben előirányzott összegből biztosítja a Könyvtár működéséhez szükséges személyi-, és tárgyi feltételeket. A gyűjtemények bevételei és kiadásai az Egyházközség könyvelésében elkülönítve, a „Könyvtár” költséghelyen jelennek meg, a könyvelést az Egyházközség Gazdasági Hivatala végzi. A két iskolai tagkönyvtár önálló költségvetéssel nem rendelkezik. Az állománygyarapításra fordítható keret, a működtetési, valamint a bérköltségek az „Iskolák” költséghelyén szerepel. Az Internátus Könyvtárának állománygyarapításra fordítható kerete a Könyvtár költségvetésében a 44. költséghelyen jelenik meg. A két iskolai tagkönyvtár folyóirat előfizetésre fordítható kerete viszont a gyűjtemények költségvetésében szerepel. Az egyéb fenntartási költségeket a központi költségvetésből kell biztosítani. Az intézmény éves költségvetését (a bérek kivételével) a könyvtárvezető készíti el a Hivataligazgatóval egyeztetve. A végső költségvetési javaslatot a hivataligazgató lelkész terjeszti be a fenntartóhoz jóváhagyásra. A jóváhagyott költségvetés végrehajtásáért, illetve az elnyert pályázati támogatások felhasználásáért a könyvtárvezető felelős, s ennek megfelelően a gyűjtemények költségvetésében szereplő összegek, illetve a pályázati úton elnyert céltámogatások összegének erejéig utalványozási joga van. Az gyűjtemények gazdálkodásáról, munkájáról évente részletes beszámoló készül a fenntartó számára. Negyedévente a gazdasági hivatal vezetőjével, hivataligazgató lelkésszel közösen, egyeztetve történik a költségvetés felhasználásának ellenőrzése.

EGYEBEK

Ha a gyűjtemények tevékenységében, ellátásában, működési feltételeiben problémák adódnak; vagy ha a gyűjtemények rendeltetésszerű működését egyéb feladatok akadályozzák, a könyvtárvezető köteles azt haladéktalanul jelenteni a hivataligazgatónak. A gyűjtemény szervezeti és működési szabályzata a Kecskeméti Református Egyházközség Szervezeti és Működési Szabályzatának ….. sz. mellékletét képezi. A szabályzat a Kecskeméti Református Egyházközség Presbitériuma előzetes hozzájárulása alapján lép életbe.

A szabályzat mellékletei:

  • 1.sz. melléklet: A Kecskeméti Református Egyházközség Könyvtárának Gyűjtőköri szabályzata
  • 2.sz. melléklet: A Kecskeméti Református Egyházközség Könyvtárának Könyvtárhasználati szabályzata
  • 3.sz. melléklet: A Kecskeméti Református Egyházközség Könyvtára különgyűjteményeinek, muzeális és védett dokumentumainak kutatási szabályzata
  • 4.sz. melléklet: A Kecskeméti Református Egyházközség Könyvtára dolgozóinak munkaköri leírása