A levéltár kutatási szabályzata

Szabályzat alá tartozó gyűjtemények

Muzeális gyűjtemény (A nemzeti kulturális örökség miniszter 22/2005. (VII.18.)Paragrafus ikon NKÖM rendelete alapján): 
A NKÖM rendelet alapján muzeális könyvtári dokumentumnak nyilvánított könyvek és folyóiratok, kézirattár, térképtár.
Nem muzeális, de a fenntartó által védetté nyilvánított gyűjtemény: helytörténeti gyűjtemény, tervtár, kottatár, kötése, korábbi tulajdonosa, bejegyzése alapján védendő, vagy a könyvtárvezető döntése által védetté nyilvánított dokumentum.

Gyűjtemények elhelyezése

A muzeális gyűjteményt a könyvtár raktárhelyiségében tűzálló, biztonsági szekrényben tárolja, amelyet csak a könyvtárvezető vagy az általa megbízott könyvtáros nyithat ki. A helytörténeti gyűjtemény az olvasóteremben található zárható szekrényekben kerültek elhelyezésre.
A tervtár jelenleg a könyvtár raktárhelyiségében, valamint a folyosón lévő szekrényekben található. Számítógépes feldolgozása folyamatos. Az összes terv számítógépen történő rögzítése után a levéltárba kerül áthelyezésre. A kottatár a könyvtár dolgózó helyiségében szabad polcon található. A levéltári dokumentumok az Ókollégium II. emeletén két raktárhelyiségben vannak elhelyezve.

Általános kutatási szabályok

• A Kecskeméti Református Egyházközség Könyvtára és Levéltára (továbbiakban: gyűjtemények) a Kecskeméti Református Egyházközség által fenntartott nyilvános egyházi könyvtár és levéltár. Gyűjteményeiben, muzeális-, védett- és levéltári dokumentumaiban a 47/2001. (III.27.)Paragrafus ikon Korm. rendelet értelmében minden jogi, vagy 18. életévét betöltött természetes személy kaphat kutatási engedélyt és végezhet kutatómunkát.
• Kutatásnak minősül minden tudományos vizsgálat, adatgyűjtés és információszerzés – függetlenül attól, hogy a kutatás vagy a publikáció a konkrét anyag közlésére, felhasználására, vagy csak a belőlük szerzett információk, adatok következtetések felhasználására irányul.
• A kutatás egyrészt a könyvtár olvasótermében, illetve a könyvtárosok által megjelölt helyen, másrészt a levéltár kutatószobályában folytatható. A kutatók számára az olvasó-, kutató teremben lévő ruhafogas használata kötelező. A magukkal hozott táskát és csomagot a fogas alatt kérjük elhelyezni. A ruhákban, táskákban hagyott értékekért a gyűjtemények felelősséget nem vállalnak.
• A kutatóterembe ételt, italt bevinni és fogyasztani tilos! Dohányozni kizárólag az épülettől 5 méter távolságon kívül szabad.
• Mobiltelefon használata kizárólag a gyűjtemények előterében (folyosón), a látogatók és a gyűjteményi szolgáltatások zavarása nélkül engedélyezett.
• A kutató első kutatási napján köteles a kutatólap/kutatási engedély kérelem kitöltéséhez a személyi okmányait bemutatni, valamint kutatási témáját és céljait megadni. A kutatólapot a könyvtáros a kutatási engedély kérelmet a levéltáros tölti  ki.
• A kutatólap/kutatási engedély kérelem tartalmazza a kutató személyi adatait (név, anyja neve, születési hely és dátum, személyi igazolvány vagy útlevél szám), állandó lakcímét, telefon és/vagy e-mail címét, munkahelyét, valamint a kutatás tárgyát és célját.
• Jegyzetelni kizárólag ceruzával lehet. Szigorúan tilos az iraton illetve könyveön írni. valamint az iratokra, könyvekre bármiféle saját megjegyzést rávezetni! A dokumentumot megrongáló olvasó vagy kutató a gyűjteményi kutatásból kizárható!
• Kutató az olvasóteremből, kutatószobából anyagot semmilyen szándékkal nem vihet ki!
• A gyűjteményekben folytatott kutatás díjmentes. A kutatással járó technikai költségeket és a felhasználói díjakat a szolgáltatási díjtételek tartalmazza.
• Ha a kért dokumentumról a gyűjtemények birtokában van megfelelő minőségű másolat, az eredeti dokumentum helyett állományvédelmi okokból a másolat bocsátható a kutató rendelkezésére.
• Ha a kért dokumentum sérült, rongálódott, a gyűjtemények nem kötelesek azt a kutató rendelkezésére bocsátani.
• A kutató a kutatás során olyan saját tulajdonú technikai eszközöket (pl. laptop, notebook, diktafon) használhat, amelyek munkáját segítik vagy egyszerűsítik. A technikai eszközök használatát a kutatónak előre kell jeleznie a könyvtárosnak vagy a levéltárosnak.
• A kutatási szabályok megsértése esetén a kutatási engedély időlegesen vagy véglegesen visszavonható.
• A kutatót a gyűjtemények vezetése adatszolgáltatásra kérheti fel.
• A kutatók panaszaikkal, javaslataikkal felkereshetik a könyvtárvezetőt, vagy a könyvtár fenntartójának képviselőjét.
• Ha a kutató a dokumentumot megpróbálja a gyűjteményből kivinni, a dokumentumban kárt tesz, gondtalanul kezeli, vagy a kutatási szabályzatban foglaltaknak nem tesz eleget, a könyvtár fenntartója tártérítés megfizetésére kötelezi, vagy büntetőfeljelentést tesz ellene.

A muzeális gyűjtemények használatára vonatkozó szabályok

• A gyűjteményekben kizárólag érvényes kutatási engedéllyel rendelkező személy végezhet kutatómunkát. A kutatási engedély formanyomtatványa a gyűjtemények honlapjáról letölthető.
• Kutatási engedély kérhető:levélben (cím: Kecskeméti Református Egyházközség Lelkészi Hivatala, elnöklelkész részére, 6000 Kecskemét, Szabadásg tér 7.) illetve e-mailben (elnöklelkész részére, hivatal@krek.hu)
• A kutatási engedélynek tartalmaznia kell: a kutató személyi adatait (név, lakcím, személyi igazolvány szám, munkahely), a kutatás tárgyát, célját és időtartamát, a kutatni kívánt gyűjteményt.
• A könyvtár által meghatározott kutatási napok a könyvtár muzeális gyűjteményeiben: kedd-szerda-csütörtök napokon 10-15 óra között. A levéltári kutatás pedig a levéltári nyitva tartáshoz igazodva történhet.
• A kutatáshoz szükséges engedélyt a Kecskeméti Református Egyházközség Elnöklelkésze adja meg a kérelem benyújtásától számított 15 napon belül, figyelembe véve a könyvtárvezető véleményét. A kutatási engedélyt a hivatal iktatószámmal látja el és az iratról készített másolatot a könyvtárnak a további ügyintézés végett átadja.
• A kutató a kutatási engedély megadása felől levélben, e-mailben és telefonon érdeklődhet a könyvtár munkatársainál, illetve a levéltárosnál.
• A kutatási engedély más személyre át nem tuházható, egy példányát az érintett gyűjtemény őrzi.
• A kutatni kívánt téma változása esetén új kutatási engedélyt kell kérni.
• A kutatás érvényessége a kutatási engedélyben előre jelzett dátumig, vagy legkésőbb a tárgyév december 31-ig érvényes. Érvényességének időtartama azonban az elnöklelkész jóváhagyásával meghosszabítható.
• A kutatónak lehetősége van a pontos leltári szám ismeretében az igényelt anyagot a kutatási engedély elfogadása után levélben, telefonon, vagy e-mailben előre kikérni.
• Ha a kutató az általa igényelt és engedélyezett kutatást - anélkül, hogy elmaradásának okát jelezné - a kutatási engedély kérelmében leírt időpontban vagy az azt kövező 10 napon belül nem kezdi meg, az igényelt és előkészített anyagot visszahelyezik őrzési helyére és azt újra kell kérelmeznie.
• Egy kutató egyszerre maximum 2 muzeális dokumentumot használhat.
• Muzeális gyűjtemények kutatása minden esetben védőkesztíű használatával történhet, melyet a kutató kérhet a könyvtárostól!

 A nem muzeális gyűjtemények használatára vonatkozó szabályok

• Nem muzeális, de védetté nyilvánított gyűjteményeiben való kutatáshoz, kutatási engedély nem szükséges, de a kutatólap kitöltése az első látogatás alkalmával szükséges.
• Nem muzeális, de védetté nyilvánított gyűjteményekben a kutatás a könyvtár nyitvatartási idejében megengedett.
• Védett dokumentum kutatása idején egy könyvtárosnak lehetőség szerint feltétlenül jelen kell lennie a kutatóteremben.
• Egy kutató egyszerre maximum 3 védett dokumentumot használhat.

Levéltári dokumentumok használatára vonatkozó szabályok

• A levéltári dokumentumokba kizárólag érvényes kutatási engedéllyel rendelkező 18. életévét betöltött, személy végezhet kutatómunkát. Kutatási engedélyt kizárólag az kaphat, aki kötelezi magát a levéltári anyag kutatási szabályainak betartására, az általa igényelt, a kutatás tárgyára vonatkozó levéltári anyag tanulmányozásához szükséges ismeretekkel rendelkezik. A kutatási engedély formanyomtatványa a könyvtár honlapjáról letölthető.
• A kutatási szabályzat vonatkozik a Dunamelléki Református Egyházkerület egyházmegyéinek és gyülekezeteinek iratanyagára, a Kecskeméti Református Egyházközség és intézményeinek iratanyagára, valamint a gyűjtemények részére átadott magánszemélyek hagyatékára.
• Kutatási engedély kérhető: levélben (cím: Kecskeméti Református Egyházközség Lelkészi Hivatal elnöklelkész részére, 6000 Kecskemét, Szabadság tér 7.), e-mailben (elnöklelkész nevére címezve, hivatal@krek.hu) és személyesen (Mikola Tamás levéltárostól, 6000 Kecskemét, Kálvin tér 1. II. emelet) kérhető.
• A kutatás engedélyezése: a gyűjteményeket fenntartó presbitérium határozata alapján a mindenkori elnöklelkész, valamint az általa megbízott személy adhat kutatási engedélyt. Az engedélyezéshez az e célra rendszeresített nyomtatvány kell kitölteni. Az engedély vonatkozik mindazon iratokra, melyek az 1995. évi LXVI. törvény IV. fejezet 22. paragrafusa alapján keletkeztek és kutatásukra korlátozás nem áll fenn, a keletkezését követően nyilvánosságra hozott levéltári anyag korlátozás nélkül kutatható.
• Kutatási korlátozások: Korlátozás nélkül kutatható: Az 1995. évi LXVI. törvény IV. fejezet 22. paragrafusa értelmében az 1990. május 1-je után keletkezett, a keletkezés naptári évétől számított 30 év lejárata előtt a belső használatra készült, valamint a döntés előkészítést tartalmazó levéltári anyagban folytatható kutatást az átadó szerv hozzájárulásával a gyűjtemények fenntartója megbízásából a mindenkori elnöklelkész engedélyezi. Az 1995. évi LXVI. törvény IV. 24. paragrafusa említett személyes adatot tartalmazó levéltári anyag - ha a törvény másként nem rendelkezik - az érintett személy halálozási évét követő 30 éven túl bárki számára kutathatóvá válik. Ha a halálozás éve nem ismert, akkor az érintett születésétől számított 90 évet, ha ez az időpont sem ismert, akkor a gyűjteményekbe kerüléstől számított 60 évet kell védelmi időnek tekinteni. A védelmi idő lejárta előtt is kutatható azonban, ha anonimizált másolattal megoldható, az érintett, vagy halála esetén örököse, hozzátartozója hozzájárul ehhez, vagy ha a kutatás tudományos céllal történik.
• A minősített adatot tartalmaző anyag kutatása a minősítő által meghatározott érvényességi idő lejártáig a minősített adatot vagy törvényben meghatározott egyébb más titkot tartalmazó levéltári anyagban csak a minősítő hozzájárulásával folytatható kutatás.
• Ha a levéltári anyag fizikai állapota nem teszi lehetővé nem bocsátható a kutató rendelkezésére. A gyűjteményeknek lehetősége van másolat készítésével teljesíteni a kérelmet, ha ez nem jár az eredeti irat megrongálódásának vagy megsemmisülésének veszélyével.
• Nem engedélyezhető a kutatás: ha nemzetközi kötelezettségvállalás körében keletkezett, illetve külföldi szerv vagy személy által átadott iratokban a nemzetközi szerződésben, illetve az átadó által meghatározott ideig. Abban a köriratnak minősülő levéltári anyagban, amely az átadó szerv vagy természetes személy által meghatározott feltételek alapján még nem kutatható. Kutatási korlátozás alá eső iratanyag esetében, ha a kutató nem rendelkezik engedélyekkel.
• A kutatási engedély megtagadása esetén szintén a gyűjteményeket fenntartó presbitérium felé lehet fellebbezni.
• A kutatási engedélynek tartalmaznia kell: a kutató személyi adatait (név, anyja neve, születési helye és dátum, lakcím, személyi igazolvány szám, munkahely), a kutatás tárgyát, célját és időtartalmát.
• A levéltár által meghatározott kutatási napok: hétfő-kedd: 8.00-12.00, szerda: 13.00-17.00 és csütörtök: 10.00-16.00 között.
• A kutatáshoz szükséges engedélyt a Kecskeméti Református Egyházközség elnöklelkésze adja meg a kérelem benyújtásától számított 15 napon belül, figyelembe véve a könyvtárvezető véleményét. A kutatási engedélyt a hivatal iktatószámmal látja el és az iratról készített másolatot a levéltárnak a további ügyintézés végett átadja.
• A kutató a kutatási engedély megadása felől levélben, e-mailben és telefonon érdeklődhet a levéltárosnál.
• A kutatási engedély más személyre át nem ruházható, egy példányát az érintett gyűjtemény őrzi.
• A kutatás érvényessége a kutatási engedélyben előre jelzett dátumig, vagy legkésőbb a tárgyév december 31-ig érvényes. Érvényességének időtartama azonban az elnöklelkész jóváhagyásával meghosszabbítható.
• A kutatónak lehetősége van a pontos iktatószám ismeretében az igényelt a kutatási engedély elfogadása után levélben, telefonon, vagy e-mailben előre kikérni.
• Ha a kutató az általa igényelt és engedélyezett kutatást - anélkül, hogy elmaradásának okát jelezné - a kutatási engedély kérelmében leírt időpontban vagy az azt követő 10 napon belül nem kezdi meg, az igényelt és előkészített anyagot visszahelyezik őrzési helyére és azt újra kell kérelmeznie.
• Egy kutató egyszerre maximum 2 dobozt vagy dokumentumot kérhet ki.
• Védett, régi levéltári dokumentum kutatása minden esetben védőkesztyű használatával történhet, melyet a kutató kérhet a levéltárostól!

Kutató kötelességei

 A kutató a kutatólap vagy kutatási engedélykérő lapon nyilatkozatot tesz és aláírásával igazolja, hogy ismeri és betartja az intézmény kutatási szabályzatát, tudomásul veszi a szerzői jogok védelmére, a publikálási korlátozásokra és a hivatkozás rendjére vonatkozó törvényeket, továbbá kötelezettséget vállal arra, hogy a kutatott anyag felhasználásával készült későbbi publikációinak bibliográfiai adatait megküldi a gyűjteményeknek. A kutató kötelessége, hogy a gyűjteményekben önállóan vagy együttműködés keretében végzett kutatási eredményeinek publikálásakor az intézmény nevét feltüntesse. A kutató köteles a könyvtári vagy levéltári anyag átvételekor annak állagát - vele szemben érvényesíthető esetleges kártérítési felelősség megelőzése érdekében - ellenőrizni, észrevételeit a könyvtárossal/levéltárossal közölni.

Könyvtáros és levéltáros kötelességei

A könyvtáros/levéltáros a kutatólapra köteles rávezetni a kutató által kikért dokumentumok leltári vagy iktató számát, szerzőjét, címét és a kiadás évét, valamint a kikérés idejét. A könyvtárosnak/levéltárosnak a kutatásra kiadott, illetve visszavett dokumentumot a kutatás előtt és után át kell vizsgálnia, a dokumentum épségéről meg kell győződnie. Minden sérülést haladéktalanul jelentenie kell a könyvtárosvezetőnek, aki a szükséges lépések megtételére utasítást ad. A kutatási nap végén a kiadott dokumentumot a könyvtáros/levéltáros tételesen visszaveszi és a visszaadás idejét rávezeti a kutatólapra. Igény szerint a könyvtáros/levéltáros kérésre, néhány napig félre rakja a még kutatni szándékozó dokumentumot. A könyvtárosnak/levéltárosnak a kutatólapra minden alkalommal rá kell vezetnie a dokumentum kiadásának és visszavételének az időpontját!

Másolatkészítés

Múzeális gyűjtemény dokumentumairól, állományvédelmi okokból fénymásolatot nem készítünk! Digitális (szkennelt) vagy fotómásolat igényelhető, kizárólag elnöklelkészi hozzájárulással. Nem nuzeális, de a fenntartó által védetté nyilvánított gyűjteményről-, valamint a levéltár dokumentumairól lehetőség van saját digitális fényképezőgéppel való másolat készítésére. Saját felvétel készítése az anyag állagmegóvása érdekében vaku használata nélkül történhet. Amennyiben a másolat készítése károsítja a fénymásolandó, szkennelendő, fotózandó anyag fizikai állapotát, a könyvtárvezető megtagadhatja a másolat készítését. A kutató az általa kutatott, korlátozás alá nem eső könyvtári anyagról - amennyiben az anyag fizikai állapota lehetővé teszi - térítés díj ellenében fénymásolatot vagy digitális fényképet kérhet.

 

Kecskemét, 2015-09-28